e-Defter Sıkça Sorulan Sorular

1.Hangi defterler e-Defter olarak tutulabilir?

Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur.

2.e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir?

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilir.

3. Hem kağıt hem de elektronik defter tutmak mümkün mü?

Hayır. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.

4.e-Defter beratı nedir?

Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Kullanıcılar GİB e-Defter Uygulaması veya webservis aracılığıyla ücretsiz olarak beratlarını iletebilmektedir.

5.Zaman damgası nedir? Nereden temin edilir? Kullanılması zorunlu mudur?

Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır. 

Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.

6.e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı?

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.

7.Kimler zorunlu olarak e-deftere geçmelidir?

421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre zorunluluk kapsamına giren mükellef grupları aşağıda yer almaktadır. 

a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

Bu mükellef grupları zorunlu olarak e-defter uygulamasına geçmelidir.

8.e-Defter uygulamasına nasıl başvurabilirim?

https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden tüzel kişiler kendilerine ait mali mühür, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurusunu internet üzerinden yapabilir. Kullanıcılar elektronik fatura uygulaması için temin ettiği mali mührünü elektronik defter uygulamasına başvurmak içinde kullanabilir. Bunun dışında posta yolu ile başvurular kabul edilmemektedir.

Ancak kendi yazılımlarını kullanarak e-Defter kullanıcısı olmak isteyen firmalar, programları için Gelir İdaresi Başkanlığından uyumlu yazılım onayını aldıktan sonra e-Defter uygulamasında kullanıcı olmak için kağıt başvuru yapmaları gerekmektedir.

9.Gönüllü e-defter başvurusu mümkün müdür?

Gönüllü olarak e-defter uygulamasına başvurmak mümkündür. Gönüllü olarak e-Deftere geçmek isteyen mükellefler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/linkinden başvurularını gerçekleştirebilirler. Başvuru sırasında gerçek kişiler elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişiler mali mühür kullanmalıdır.

10.e-Fatura kullanıcısı olmadan, e-Defter kullanıcısı olabilir miyim?

1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.

11.e-Defter başvurusunu iptal edebilir miyim?

Zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin başvurularını iptal etmeleri mümkün değildir. Gönüllü olarak e-defter uygulamasına geçen mükellefler ise, iptal için Gelir İdaresi Başkanlığına durumu anlatan bir dilekçeyi Maliye Bakanlığı Ek Hizmet Binası Yeni Ziraat Mahallesi, No:16 06110 Altındağ/ANKARA adresine göndermeleri gerekmektedir.

12.Başvuru bilgilerinde ki değişikliklerin nasıl bildirmeliyim?

Unvan ve vergi kimlik numarası hariç başvuru formunda girmiş olduğunuz bilgileri güncellemek için yapılması gerekenler: 

Elektronik imza araçlarını (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA) kullanarak e-Defter uygulamasına giriş yapınız.

“Bilgi Güncelle” bölümüne tıklayınız.

Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirsiniz.

13.Firmalar şubeleri için de elektronik defter uygulamasına başvuru yapmalı mıdır?

Hayır. Firmalar e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

14.Uyumlu yazılım programı nedir? Uyumlu yazılım programı kullanmak zorunda mıyım? Uyumlu yazılım programlarının listesine nasıl ulaşabilirim?

e-Defter uygulaması kapsamında kullanıcıların, elektronik defter ve beratlarını oluşturmada kullanacakları ve 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, Gelir İdaresi Başkanlığından onay almış paket yazılımlara “uyumlu yazılım” denilmektedir. Bu yazılımların listesine ulaşmak için tıklayınız .

Elektronik defter (e-Defter) oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir program kullanmak zorundadır.

15.e-Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim?

Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir.

16.Uyumlu yazılımımı değiştirebilir miyim?

Uyumlu yazılım firmasını değiştirmek mümkündür. Bunun için Elektronik imza araçlarını (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA) kullanarak e-Defter uygulamasına giriş yapıp, Bilgi Güncelle bölümüne tıklayınız. Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirsiniz.

17.e-Defter uygulamasına geçişten önceki dönemlere ait kağıt defterlerin Kapanış tasdikleri nasıl ve hangi sürelerde yapılmalıdır?

Eğer Hesap dönemi başlangıcında e-Defter uygulamasına başlandıysa, önceki hesap dönemine ait kâğıt defterlerin kapanış tasdiki, Türk Ticaret Kanununa göre belirtilen yasal süreler içerisinde yapılmalıdır. Bu süre Türk Ticaret Kanununda “izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar” şeklinde belirtilmiştir.

Eğer Hesap dönemi içerisinde e-Defter uygulamasına başlandıysa, e-Defter uygulamasına geçilmeden önceki tarihlere ait kâğıt defterlerin kapanış tasdikinin hangi süreler içerisinde yapılacağı 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde aşağıdaki şekilde belirtilmiştir:

MADDE 4 – “3.3.4. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

18.e-Defter uygulamasında Açılış Onayları ve Kapanış Onayları hangi sürelerde nasıl yapılır?

Açılış Onayı: 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre Gerçek ve Tüzel kişiler için “Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı yerine geçecektir. ” hükmü bulunmaktadır. Berat yükleme süresi, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olduğundan, bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin ilk ayına ait berat yüklemeleri açılış onayı yerine geçecektir.

Kapanış Onayı: 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre Gerçek ve Tüzel kişiler için “Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin son ayının beratının alınması kapanış onayı yerine geçecektir.” hükmü bulunmaktadır.

• Tüzel Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişikliğe göre kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir.

• Gerçek Kişiler Hesap döneminin son ayına ait elektronik defterlerin beratları 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişikliğe göre ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar gönderilmelidir. Bu süreler içerisinde yapılan hesap döneminin son ayına ait berat yüklemeleri kapanış onayı yerine geçecektir.

19.Ödeme Yöntemi (XBRL karşılığı payment method) alanı nasıl kullanılmalıdır?

Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı elektronik defterde kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılır. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet. Ödeme yöntemi alanı serbest metin olmasına rağmen, yapılan işlemin adı bu alana ödeme yöntemi olarak yazılmamalıdır . Örneğin, bankadan yapılan bir Havale ya da EFT işlemin adı iken ödeme yöntemi Banka’dır.

20.Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) beratlar hangi yollarla iletilmektedir?

e-Defter uygulamasında beratı, GİB’e göndermenin iki yolu bulunmaktadır. 
1- GİB e-Defter Uygulaması
2- Webservis aracılığıyla

21.e-Defter uygulamasına nasıl giriş yapılır?

Kullanıcılar, e-Defter uygulamasına https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ linkinden firmalarına ait mali mühürle giriş yapılabilmektedir.

22.e-Defter Uyumluluk Test Aracını kimler kullanabilir?

e-Defter Uyumluluk Test Aracını, sadece Gelir İdaresi Başkanlığından uyumlu yazılım program onayı almak için başvuruda bulunan firmalar kullanabilir. Uyumluluk Onay başvurusu yapan firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığının bu kullanıcılara vermiş olduğu testmatik hesabı ile https://uygtest.edefter.gov.tr/edefter/ linkinden giriş yapabilir. e-Defter kullanıcılarının bu alanı kullanmaları mümkün değildir.

23.e-Defterin ve e-Defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?

Bilindiği üzere 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter kullanıcılarının uyması gereken muhafaza ve ibraz sorumlulukları belirtilmiştir. Bu hükümler aşağıda belirtilmiştir: 
“a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır. c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.”
Saklanması ile ilgili dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

“Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerine konulmalı. Dizin yapısı …. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır ”

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in yukarıda belirttiği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısı konusuyla ilgili uyumluluk onayı alan yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur.

24.Boş defter hangi şartlarda oluşturulur?

e-Defter uygulamasında parçalı defter oluşturmak mümkündür. Bu parçalı defterlerin, herhangi birinde, oluşturulan tarih aralığında hiçbir muhasebe kaydının olmaması durumunda, o defter parçasının da boş defter olarak oluşturulması ve beratının GİB e-Defter uygulamasına iletilmesi gerekmektedir. Bunun amacı bir aya ait tarih bütünlüğünü korumaktır.

rokettube